खरिद आदेश पठाउनु भन्दा अघि ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु

मार्ट जस्ता खुद्रा व्यवसायमा खरिद आदेश तयार कहिले काही सही निर्णय गर्न नसक्दा व्यवसायमा झन्झट हुने गर्दछा।  सहज र सही कारोबार सुनिश्चित गर्न सप्लायर्सलाई  खरिद आदेश गर्नु भन्दा अघि धेरै मुख्य विवरणहरूमा ध्यान दिनु महत्त्वपूर्ण हुन्छ। यहाँ विचार गर्न केहि चीजहरू छन्:

विक्रेता (सप्लायर्स) जानकारी:

तपाईंसँग विक्रेताको लागि सही र अप-टु-डेट सम्पर्क जानकारी छ कि छैन भनेर डबल-जाँच गर्नुहोस्। विक्रेताको नाम, ठेगाना, इमेल, र फोन नम्बर प्रमाणित गर्नुहोस्।

खरिद आदेश नम्बर र मिति :

ट्र्याकिङ र भविष्यको लागि रुजु गर्ने  उद्देश्यका लागि प्रत्येक खरिद अर्डरमा एक  फरक पहिचान सहितको  नम्बर राख्नुहोस । खरिद आदेश जारी भएको मिति स्पष्ट रूपमा संकेत गर्नुहोस्।

वितरण तथा बिलिङ ठेगाना :

सामानहरू डेलिभर गर्ने सही स्थान सुनिश्चित गर्नुहोस्। बिलिङ ठेगाना विक्रेताको लागि फाइलमा जानकारी मेल खान्छ भनेर प्रमाणित गर्नुहोस्।

उत्पादन विवरण:

उत्पादनको नाम, विवरण, SKU (स्टक किपिङ युनिट), मात्रा, एकाइ मूल्य, र कुल लागत जस्ता विशिष्ट विवरणहरू सहित तपाईंले अर्डर गरिरहनुभएको प्रत्येक वस्तुलाई सूचीबद्ध गर्नुहोस्।

उत्पादन कोडहरू:

कुनै पनि विशेष उत्पादन कोडहरू, बारकोडहरू, वा पहिचानकर्ताहरू समावेश गर्नुहोस् जुन तपाईंको विक्रेतालाई सामान  डेलिभरीको लागि सहज र आवश्यक हुनेछ।

मात्रा:

तपाईंले अर्डर गरिरहनुभएको प्रत्येक वस्तुको मात्रा स्पष्ट रूपमा बताउनुहोस्। एकाइहरूको बारेमा विशिष्ट हुनुहोस् (जस्तै, केजी, लिटर, गोटा, दर्जन, बक्सहरू, प्याकेटहरू)।

एकाइ मूल्य:

प्रत्येक वस्तुको लागि प्रति एकाइ मूल्य समावेश गर्नुहोस्। यसले लागत गणना र इनभ्वाइसहरू प्रमाणित गर्न मद्दत गर्दछ।

कुल खर्च:

मात्रा र एकाइ मूल्यमा आधारित प्रत्येक वस्तुको लागि कुल लागत गणना गर्नुहोस्।

भुक्तानी सर्तहरू:

सहमतिमा भुक्तानी सर्तहरू निर्दिष्ट गर्नुहोस्, जस्तै शुद्ध 30 दिन,  वा निश्चित मिति , आदि।

ढुवानी तथा वितरण दिन :

ढुवानीको विधि स्पष्ट गर्नुहोस्, चाहे यो सामान्य वा  एक्सप्रेस होस्, वा कुनै विशिष्ट क्यारियर हो। अपेक्षित वितरण मिति वा अवधि स्पष्ट रूपमा उल्लेख गर्नुहोस । यसले स्टक योजनाको व्यवस्थापन गर्न  मद्दत गर्दछ।

विशेष निर्देशन तथा नियम शर्तहरु उल्लेख गर्नुहोस :

विक्रेताको लागि कुनै पनि विशेष निर्देशनहरू समावेश गर्नुहोस्, जस्तै प्याकेजिङ आवश्यकताहरू, लेबलिङ आवश्यकताहरू, वा विशेष ह्यान्डलिङ। यस अर्डरमा लागू हुने कुनै पनि अतिरिक्त नियम र सर्तहरू उल्लेख गर्नुहोस्, जस्तै वारेन्टीहरू, फिर्ता नीतिहरू, वा अन्य सम्झौता सम्झौताहरू।

अधिकृत हस्ताक्षर:

खरिद आदेश तपाईंको संगठन भित्र अधिकृत कर्मचारीहरु द्वारा हस्ताक्षर गरिएको छ वा छैन सुनिस्चित गर्नुहोस 

स्वीकृति प्रक्रिया:

विक्रेताहरूलाई पठाइनु अघि खरिद आदेशहरू समीक्षा गर्न र अधिकृत गर्न आन्तरिक स्वीकृति प्रक्रिया लागू गर्नुहोस्।

समीक्षा र प्रमाणीकरण:

बिक्रेतालाई पठाउनु अघि खरिद अर्डरमा सबै जानकारी शुद्धता र पूर्णताको लागि डबल-जाँच गर्नुहोस्।

अभिलेख राख्ने:

तपाईंको रेकर्डहरूको लागि प्रत्येक खरिद आदेशको प्रतिलिपि राख्नुहोस्, र भविष्यमा सन्दर्भको लागि तिनीहरू सजिलैसँग पहुँचयोग्य छन् भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्।

सञ्चार:

खरिद अर्डरसँग सम्बन्धित कुनै पनि प्रश्न, परिवर्तन, वा सरोकारहरूलाई सम्बोधन गर्न विक्रेतासँग सञ्चारको खुला लाइनहरू राख्नुहोस्।

यी विवरणहरूमा ध्यान दिएर, तपाईंले आफ्नो खरिद आदेशहरू सही, पूर्ण र तपाईंको मार्ट व्यवसायमा सहज खरिद प्रक्रियाका लागि अनुकूल छन् भनी सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्न सक्नुहुन्छ।